Purchase terms & conditions


English:
Purchase terms & conditions


Algemene inkoopvoorwaarden

1. Definities

1.1. Bayer: ieder aan Bayer AG gelieerde vennootschap behorend tot de Bayer Groep in België waaraan de Wederpartij goederen of diensten levert.

1.2. Overeenkomst: een opdracht, inkooporder, purchase order (“PO”), opdrachtbevestiging of bestelling van Bayer, een koop of services overeenkomst tussen Bayer en de Wederpartij ofwel een door Bayer schriftelijk aanvaarde offerte

1.3. Wederpartij: de wederpartij waarvan Bayer goederen of diensten afneemt.

2. Doel

2.1. De huidige Algemene Inkoopvoorwaarden zullen steeds een integraal onderdeel uitmaken van de Overeenkomst. Strijdige of afwijkende voorwaarden die door de Wederpartij zijn vastgesteld of andere voorbehouden van de Wederpartij worden geacht niet te zijn aanvaard, tenzij Bayer deze uitdrukkelijk schriftelijk heeft aanvaard.

2.2. Andere overeenkomsten, wijzigingsvoorstellen of aanvullende overeenkomsten zijn niet geldig, tenzij met schriftelijke goedkeuring van Bayer.

3. Overeenkomst

3.1. Wijzigingen in de Overeenkomst dienen schriftelijk te geschieden. Mondelinge overeenkomsten en afspraken die telefonisch zijn besproken, zijn slechts bindend indien ze schriftelijk zijn bevestigd.

3.2. Elke wijziging in een Overeenkomst is slechts geldig indien deze schriftelijk is bevestigd door zowel Bayer als de Wederpartij en de Wederpartij dient elke Overeenkomst of wijziging in een Overeenkomst in alle correspondentie afzonderlijk te behandelen.

3.3. Indien een wijziging in de Overeenkomst meerwerk oplevert, voert de Wederpartij deze niet uit dan na schriftelijke toestemming van Bayer.

3.4. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, is de Wederpartij niet gerechtigd tot het doen van deelleveringen.

3.5. De Wederpartij kan de levering van goederen of het verrichten van diensten enkel met voorafgaande schriftelijke toestemming van Bayer aan derden overdragen. Wederpartij blijft, ook nadat Bayer heeft ingestemd met de overdracht, verantwoordelijk en aansprakelijk voor de juiste nakoming van hetgeen waartoe de Overeenkomst hem verplicht.

3.6. Levering van goederen zal geschieden in adequate verpakking overeenkomstig de wijze van transport, omgang en opslag van de betreffende goederen. De kosten van de vereiste verpakking zijn in de prijs inbegrepen. Bijzondere en/ of kostbare verpakkingsmaterialen zullen door de Wederpartij teruggenomen worden tegen vergoeding van de doorberekende kosten aan Bayer.

3.7. De volgende gegevens dienen in alle correspondentie te worden vermeld: het PO-nummer en de datum van de Overeenkomst.

4. Levertermijn

4.1. De levertermijn gaat in op de datum van de Overeenkomst. Indien de Wederpartij een reden heeft aan te nemen dat het niet mogelijk zal zijn te voldoen aan, of tijdig te voldoen aan zijn volledige of een deel van zijn contractuele verplichtingen, dient hij Bayer hiervan onmiddellijk op de hoogte te stellen onder vermelding van de redenen voor en de waarschijnlijke duur van de vertraging. Indien de Wederpartij dit verzuimt te doen, heeft hij geen recht om aanspraak te maken op ontheffing van zijn aansprakelijkheid voor de vertraging wegens de belemmering.

4.2. Mocht de Wederpartij er niet in slagen te leveren binnen de afgesproken termijn, dan is hij aansprakelijk voor dit verzuim. Bij het verstrijken van de overeengekomen levertermijn is de Wederpartij automatisch in gebreke, zonder dat hiervoor enige formaliteit vereist is. In dat geval heeft Bayer het recht de Overeenkomst als nietig te beschouwen, zonder dat enige schadeloosstelling of compensatie door Bayer is verschuldigd en om, afhankelijk van kennisgeving aan de Wederpartij per aangetekende brief, de niet-geleverde artikelen of diensten elders te bestellen, dit alles zonder beperking van de rechten van Bayer om schadeloosstelling te eisen.

5. Garantie, aansprakelijkheid en kennisgeving van gebreken

5.1. De Wederpartij staat ervoor in dat zijn goederen en/of diensten vrij zijn van rechten van derden en gebreken die hun waarde kunnen beperken of hun bruikbaarheid kunnen aantasten, dat ze de overeengekomen of gegarandeerde eigenschappen bezitten, dat ze geschikt zijn voor het doel dat in de Overeenkomst is gespecificeerd, dat ze voldoen aan de eisen van de algemeen aanvaarde technische praktijken, dat goederen voorzien zijn van een aanduiding van de producent of van degene die deze in de handel brengt, dat ze voorzien en vergezeld zijn van alle door Bayer verzochte documentatie, ongeacht wanneer die documentatie door Bayer is verzocht en dat ze voldoen aan alle toepasselijke, meest recente voorschriften overeenkomstig de Belgische wetgeving en aan alle van toepassing zijnde specificaties en –voorschriften, zoals maar niet beperkt tot die op het gebied van veiligheid, milieu, arbeidsomstandigheden en het beschermen van werknemers en de preventie van ongevallen.

5.2. Verder garandeert de Wederpartij dat (i) geen van de geleverde goederen en verrichtte diensten, met inbegrip van alle onderdelen, bestanddelen en grondstoffen, geheel noch gedeeltelijk geproduceerd, geleverd of verricht zijn in strijd met enige toepasselijke handels- of economische sanctie, exportcontrole, embargo of vergelijkbare wettelijke gebod of verbod, voorschrift, regel, maatregel, beperking, licentie, met inbegrip van en zonder beperkingen van die van de Europese Unie, Zwitserland, de Verenigde Staten en de Verenigde Naties (hierna de “Sanctie Regels”), dan wel (ii) geen van de bij de productie van goederen en het verrichten van diensten ingeschakelde derden (zoals hulppersonen, leveranciers of onderaannemers) vallen onder enige toepasselijke Sanctie Regels.

5.3. De Wederpartij zal zorgdragen voor alle licenties en vergunningen welke vereist zijn in het land van oorsprong en/ of herkomst. Het tijdig beschikken over de vereiste licenties en vergunningen is een bestaansvoorwaarde van de Overeenkomst.

5.4. Indien de geleverde goederen of diensten niet voldoen aan enig vereiste is de Wederpartij daarvoor aansprakelijk en staat het Bayer vrij een herstel van het gebrek of de levering van goederen zonder gebreken te verlangen, om de overeenkomst te annuleren of binnen de bestaande wettelijke voorwaarden de koopprijs van de goederen of diensten te verlagen, of om een schadeloosstelling of kostenvergoeding te verlangen.

Indien de Wederpartij een garantie op zich heeft genomen voor de eigenschappen of de duurzaamheid van de geleverde goederen, kan Bayer bovendien een claim aanhangig maken op grond van de voorwaarden voor de garantie. Dit is niet van toepassing op gebreken of schade als gevolg van normale slijtage of onjuiste verwerking door Bayer.

Bayer dient de Wederpartij op de hoogte te stellen van eventuele gebreken aan de geleverde goederen, zodra deze tijdens de gebruikelijke gang van zaken in zijn bedrijf zijn ontdekt.

5.5. De garantie door de Wederpartij dient ook alle goederen en diensten te dekken die door onderaannemers zijn vervaardigd.

5.6. Indien de Wederpartij op de hoogte wordt gesteld van een gebrek, dient de looptijd van de garantie te worden verlengd met de tijd die verstrijkt tussen die kennisgeving en de reparatie van het gebrek. Indien het goed of de dienst dat door de Wederpartij is geleverd, geheel wordt vervangen door een nieuw goed of een nieuwe dienst, dan dient de garantietermijn opnieuw te starten; indien het goed of de dienst gedeeltelijk wordt vervangen, dan dient de garantietermijn voor de nieuwe delen opnieuw te beginnen.

5.7. Goederen of diensten die het voorwerp zijn van een klacht ingevolge de garantie, blijven ter beschikking van Bayer totdat vervangende goederen zijn geleverd, waarna ze eigendom worden van de Wederpartij.

5.8. In dringende gevallen, of indien de Wederpartij in gebreke blijft dan wel er niet in slaagt een gebrek te herstellen, kan Bayer het gebrek zelf opheffen op kosten van de Wederpartij of gebruikmaken van één van de andere rechten op garantie die vermeld zijn in artikel 5.4.
Het aanvaarden door Bayer van de levering van goederen of diensten van de Wederpartij ontslaat deze laatste niet van diens verplichtingen ingevolge de garantie.

5.9. De Wederpartij vrijwaart Bayer van alle aanspraken van derden verband houdende met de Overeenkomst tussen de Wederpartij en Bayer, en van alle claims inzake (product)aansprakelijkheid en van claims die voortvloeien uit de wetgeving aangaande productaansprakelijkheid, indien het gebrek dat aanleiding geeft tot de claim veroorzaakt is door het geleverde, door de Wederpartij of door enige leverancier van de Wederpartij.

5.10. Niettegenstaande deze Algemene Inkoopvoorwaarden, blijft de Wederpartij aansprakelijk voor het geleverde ingevolge de bestaande wettelijke bepalingen.

6. Tests

6.1. Indien voor de te leveren goederen of diensten tests zijn voorgeschreven, dient de Wederpartij de kosten van die tests te dragen, met inbegrip van zijn eigen personeelskosten, maar met uitzondering van de personeelskosten van Bayer.

6.2. De Wederpartij dient Bayer minimaal vijf werkdagen van tevoren op de hoogte te stellen van de datum waarop de goederen of diensten gereed zijn voor het testen en hij dient met hem een datum voor de tests overeen te komen. Indien de goederen of diensten niet op deze datum voor het testen worden aangeboden, dan dienen de personeelskosten van Bayer gedragen te worden door de Wederpartij.

6.3. Indien bij het uitvoeren van de tests in de goederen of diensten gebreken worden gevonden die het noodzakelijk maken de tests te herhalen of verdere tests uit te voeren, dan dient de Wederpartij alle betrokken personeelskosten en andere kosten hiervan te dragen. De Wederpartij dient ook alle benodigde personeelskosten en andere kosten te betalen in verband met het testen van de materialen die door hem gebruikt worden bij het uitvoeren van de Overeenkomst.

7. Verzekering

7.1. Transportverzekeringen zijn in alle gevallen de verantwoordelijkheid van de Wederpartij en komen steeds te zijnen laste.

7.2. De Wederpartij dient op zijn eigen kosten een toereikende wettelijke aansprakelijkheidsverzekering te sluiten die de schade dekt veroorzaakt door of verband houdend met door hem geleverde diensten of goederen, of als gevolg van aan hem, aan zijn personeel of aan door hem ingeschakelde derden toebehorende eigendommen. De Wederpartij dient, op verzoek, aan Bayer documenten over te leggen waarin de verzekerde bedragen per gebeurtenis zijn vermeld.

7.3. Het afsluiten van een speciale verzekering voor montage/ bouwwerkzaamheden naast de wettelijke aansprakelijkheidsverzekering die vermeld is in art. 7.2, is in alle gevallen onderworpen aan een schriftelijke overeenkomst tussen Bayer en de Wederpartij.

7.4. Eventuele machines, apparatuur etc. die aan Bayer in bruikleen zijn gegeven, worden door Bayer verzekerd tegen de gebruikelijke risico’s. Enige verdergaande aansprakelijkheid van Bayer voor schade aan zulke machines, apparatuur etc. is uitgesloten, tenzij deze opzettelijk of door ernstige nalatigheid van Bayer zijn veroorzaakt.

8. Vereisten voor het transport en de aanvaarding van goederen

8.1. Op de dag waarop de goederen worden verzonden, dient de Wederpartij aan Bayer, afzonderlijk van de goederen en de factuur, een gedetailleerd verzendbericht te sturen voor elke zending. De goederen dienen vergezeld te zijn van een aflevernota en een pakbon. Het PO-nummer van Bayer en het artikelregelnummer dienen in alle afleverdocumenten vermeld te worden. Indien de goederen verzonden worden per schip, dienen in de verschepingspapieren en op de factuur de naam van de vervoermaatschappij en van het schip vermeld te zijn.

De Wederpartij dient de voor Bayer gunstigste en meest geschikte wijze van vervoer te kiezen. De afleverdocumenten dienen afzonderlijk en in drievoud te worden bijgevoegd bij de vervoersdocumenten.

De Wederpartij dient een volledige vermelding van het PO-nummer en het afleveradres, zoals opgegeven door Bayer, af te drukken op alle verzendbonnen, aflevernota’s, pakbonnen, vrachtbrieven en facturen, evenals op de buitenzijde van de verpakking van de goederen en elders, indien van toepassing.

8.2. De Wederpartij dient gevaarlijke goederen te verpakken, markeren en vervoeren overeenkomstig de van toepassing zijnde nationale en internationale voorschriften. De begeleidende documenten dienen niet alleen de risicocategorie, maar ook eventuele verdere bijzonderheden te vermelden die vereist worden door de van toepassing zijnde transportvoorschriften.

8.3. De Wederpartij is aansprakelijk voor de eventuele schade die het gevolg is van het niet voldoen aan de voorwaarden genoemd in dit artikel 8 en dient de eventuele kosten te betalen die daardoor veroorzaakt worden. Wederpartij is er verantwoordelijk voor dat zijn onderaannemers voldoen aan de voorwaarden genoemd in dit artikel 8.

8.4. Eventuele zendingen die Bayer niet in ontvangst kan nemen omdat niet is voldaan aan deze voorschriften, zullen worden opgeslagen voor rekening en risico van de Wederpartij. Bayer heeft het recht de inhoud en de staat van die zendingen te controleren. Gereedschappen en uitrusting voor het monteren/opbouwen dienen niet samen met de goederen te worden verzonden.

8.5. De goederen dienen geleverd te worden op de door Bayer aangegeven plaats DDP (ICC Incoterms 2010), tenzij anders is overeengekomen. Het risico voor en de eigendom van de goederen gaat van de Wederpartij over op Bayer bij de ontvangst door Bayer van de goederen in zijn vestiging (d.w.z. bij de ondertekening door Bayer van de leveringsdocumenten die het vervoer van de goederen begeleiden). In principe kunnen leveringen geschieden op elke wettelijke werkdag van maandag tot vrijdag tussen 08.00 en 16.00 uur, behalve indien schriftelijk anders is voorgeschreven.

8.6. De geleverde goederen dienen te voldoen aan de voorwaarden aangaande de oorsprong zoals gespecificeerd in de betreffende regelingen van de EU, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld in de Overeenkomst.

9. Incidentele artikelen

Mallen, modellen, gereedschappen, films, etc. die door de Wederpartij zijn gemaakt om in staat te zijn de Overeenkomst uit te voeren, worden indien hiervoor door Bayer is betaald, eigendom van Bayer, zelfs indien zij in het bezit blijven van de Wederpartij. De Wederpartij is verplicht ze op verzoek aan Bayer te overhandigen.

10. Montage, bouwwerkzaamheden, onderhoud, inspectie, reparaties, conformiteit

10.1. Indien montage, bouwwerkzaamheden, onderhoud, inspecties, reparaties, etc. uitgevoerd worden in enige van Bayer’s vestigingen, zijn dergelijke werkzaamheden onderworpen aan de veiligheids-, beveiligings- en gedragsvoorschriften voor aannemers en hun personeel die werkzaam zijn in vestigingen van Bayer of van de partijen voor wie de aankoop is bedoeld. Deze voorschriften worden bij de aanvang van de montage- of bouwwerkzaamheden verstrekt, of dienen gevraagd te worden aan de veiligheidsafdeling van de betrokken vestiging van Bayer. AIIe leveranciers van goederen en diensten die betrokken zijn bij opdrachten in verband met vastgoed, dienen overeenkomstig de Belgische wetgeving geregistreerd te zijn voordat zij hun opdracht uitvoeren.

10.2. Bayer is niet aansprakelijk voor enige eigendom van de Wederpartij of diens personeel dat in de vestiging van Bayer wordt gebracht.

10.3. De Wederpartij garandeert dat hij, zijn personeel, zijn onderaannemers en hun personeel op elk moment voldoen aan alle bindende wettelijke bepalingen betreffende de levering van diensten en/of goederen in België, zoals - maar niet beperkt tot - dwingende bepalingen van de arbeidswetgeving, belastingwetgeving en de sociale zekerheidswetgeving, (bijv. geldige arbeidsvergunningen, visa, A1/E-101 formulieren, certificaten, verklaringen, etc.). De Wederpartij vrijwaart Bayer, zijn vertegenwoordigers en iedere partij in wiens naam en voor wiens rekening Bayer optreedt, voor elke aanspraak in dit verband, en de Wederpartij stelt in een voorkomend geval Bayer, zijn vertegenwoordigers en iedere partij in wiens naam en voor wiens rekening Bayer optreedt, schadeloos voor alle kosten en uitgaven die zij in dit verband dienen te maken.

11. Richtlijnen en gedragscode

11.1. Indien de Wederpartij, of derden in opdracht van de Wederpartij, de vestiging(en) van Bayer bezoeken en/of daar werkzaamheden verrichten, dienen zij te allen tijde de richtlijnen inzake hygiëne en veiligheid, zoals opgesteld en gehandhaafd door Bayer, na te leven. Deze richtlijnen zullen bij aankomst kenbaar worden gemaakt.

11.2. Bayer neemt haar verantwoordelijkheid betreffende maatschappelijke, ecologische en ethische beginselen en verwacht dat de Wederpartij deze duurzaamheidsbeginselen respecteert, zoals die zijn uiteengezet in Bayer’s Gedragscode voor Toeleveranciers die een onderdeel vormt van de onderhavige Algemene Inkoopvoorwaarden (zie www.supplier-code-of-conduct.bayer.com).

12. Levering van diensten

12.1. In zoverre al dan niet eerder expliciet aangegeven, zijn deze Algemene Inkoopvoorwaarden mede van toepassing op de levering van diensten.

12.2. De Wederpartij dient aan de eventuele leverdata voor de diensten te voldoen, die gespecificeerd zijn in de Overeenkomst of door Bayer aan de Wederpartij zijn bekendgemaakt.

12.3. Bij het leveren van de diensten dient de Wederpartij:
(a) bij alle zaken die verband houden met de diensten samen te werken met Bayer en aan alle instructies van Bayer te voldoen;
(b) de diensten te verrichten met de best mogelijke zorg, vaardigheid en toewijding overeenkomstig de beste praktijken in de bedrijfstak, beroepsgroep of handelssector van de Wederpartij;
(c) gebruik te maken van personeel dat voldoende is geschoold en ervaren voor het uitvoeren van de aan hen opgedragen taken en in een voldoende aantal om ervoor te zorgen dat aan de verplichtingen van de Wederpartij wordt voldaan;
(d) alle gereedschappen, uitrusting en voertuigen en overige artikelen te verschaffen die vereist zijn voor het leveren van de diensten;
(e) goederen, materialen, normen en technieken met de beste kwaliteit te gebruiken en ervoor te zorgen dat alle verschafte goederen en materialen die bij de diensten worden verschaft of gebruikt of die aan Bayer worden overgedragen, vrij zijn van gebreken wat betreft vakmanschap, installatie en ontwerp;
(f) te allen tijde alle noodzakelijke vergunningen en toestemmingen te verwerven en in stand te houden en te voldoen aan alle van toepassing zijnde wetten en voorschriften;
(g) alle gezondheids- en veiligheidsregels en eventuele andere veiligheidsvereisten, die in enige van Bayer’s vestigingen van toepassing zijn, in acht te nemen.

13. Plaats van de prestatie

Tenzij anders vastgelegd in de Overeenkomst, is de plaats van de prestatie de door Bayer gespecificeerde plaats van aflevering.

14. Factuur en betaling

14.1. De overeengekomen vergoedingen zijn exclusief Belasting over de toegevoegde waarde (“BTW”). BTW wordt aanvullend in rekening gebracht indien wettelijk verschuldigd door Wederpartij en moet aanvullend worden betaald door Bayer na ontvangst van een factuur die voldoet aan de wettelijke eisen zoals voorgeschreven in de van toepassing zijnde BTW wetgeving. De facturen van de Wederpartij dienen, gescheiden van de goederen, naar het in de Overeenkomst vermelde factuuradres te worden verstuurd. Het PO-nummer van Bayer dient in alle correspondentie te worden vermeld. Eventuele extra of vervallen diensten en goederen dienen afzonderlijk op de factuur te worden vermeld.

14.2. Betalingen dienen te geschieden binnen zestig (60) dagen na ontvangst van de betreffende factuur, tenzij anders is vastgelegd in de betreffende Overeenkomst. Bayer is bevoegd haar opeisbare vorderingen te verrekenen met de opeisbare schulden aan de Wederpartij.

14.3. Betaling heeft geen invloed op de garantieverplichtingen van de Wederpartij of op het recht van Bayer een klacht in te dienen.

14.4. Het is iedere partij toegestaan om bronbelasting in te houden indien hier een juridische verplichting aan ten grondslag ligt. Indien bronbelasting is ingehouden, dienen onderbouwende documentatie en(/of) certificaten tijdig te kunnen worden overhandigd aan de andere partij. Beide partijen zullen zich coöperatief opstellen om het laagst mogelijk bronbelasting tarief toe te kunnen passen, bijv. onder een verdrag ter voorkoming van dubbele belasting.

15. Documenten en vertrouwelijkheid

15.1. Alle uitrusting en gereedschappen, tekeningen, normen, richtlijnen, analysemethoden, recepten en andere documenten die door Bayer aan de Wederpartij zijn verschaft voor de vervaardiging van de te leveren goederen of de te verschaffen diensten, evenals dergelijke documenten die door de Wederpartij zijn vervaardigd overeenkomstig speciale aanwijzingen van Bayer, blijven eigendom van Bayer en dienen niet te worden gebruikt voor enig ander doel, te worden vermenigvuldigd of door de Wederpartij beschikbaar gesteld te worden aan derden. De Wederpartij dient deze en alle kopieën en duplicaten ervan, indien hierom wordt verzocht, onverwijld aan Bayer over te dragen of op verzoek van Bayer te vernietigen. Bayer behoudt zich de intellectuele eigendomsrechten voor van alle documenten die hij aan de Wederpartij verschaft.

15.2. De Wederpartij dient de offerteaanvraag en de Overeenkomst en alle daarmee verband houdende werkzaamheden te beschouwen als een handelsgeheim en deze dienovereenkomstig als vertrouwelijk te behandelen. De Wederpartij is aansprakelijk voor de eventuele verliezen van Bayer die te wijten zijn aan het verzuim van de Wederpartij om enige of al deze verplichtingen in acht te nemen.

15.3. De Wederpartij is verplicht eenzelfde verplichtingen op te leggen aan haar werknemers en/ of derden die zijn ingeschakeld bij de uitvoering van de Overeenkomst.

15.4. De Wederpartij dient Bayer alle documenten te verschaffen die benodigd zijn voor of verband houden met de te leveren goederen en diensten zonder dat zulks van invloed is op een eventuele garantie of andere verplichting van de Wederpartij.

15.5. De Wederpartij dient Bayer tijdig, kosteloos en zonder voorafgaand verzoek, alle documenten te verschaffen die Bayer nodig heeft voor het gebruiken, bouwen, installeren, verwerken, opslaan, bedienen, in werking hebben, inspecteren, onderhouden en repareren van de geleverde goederen en diensten.

15.6. Steeds wanneer Bayer normen en voorschriften specificeert, is de meest recente versie van toepassing.

16. Intellectuele eigendomsrechten

16.1. De Wederpartij verleent aan Bayer een niet-exclusief, eeuwigdurend, onherroepelijk, wereldwijd en overdraagbaar gebruiksrecht ten aanzien van mogelijke intellectuele eigendomsrechten terzake van door de Wederpartij geleverde goederen en/ of diensten. Dit gebruiksrecht omvat mede het recht zodanig gebruiksrecht te verschaffen aan (mogelijke) afnemers of aan andere derden met wie Bayer relaties onderhoudt in verband met de uitoefening van zijn bedrijf.

16.2. Alle intellectuele eigendomsrechten die ontstaan ten gevolge van de uitvoering van de Overeenkomst door Bayer en de Wederpartij, zijn personeel of derden die de Wederpartij bij de uitvoering van de Overeenkomst heeft betrokken, komen te rusten bij Bayer. De Wederpartij zal datgene doen wat nodig is voor het verkrijgen van deze rechten door Bayer.

16.3. De Wederpartij is aansprakelijk voor eventuele inbreuken op octrooien, vergunningen en eigendoms- of andere rechten van derden die het gevolg kunnen zijn van de levering of het gebruik van goederen en/of de verschaffing van diensten door de Wederpartij. Eventuele vergoedingen voor vergunningen dienen door de Wederpartij te worden betaald.

17. Advertentiematerialen

De Wederpartij neemt in zijn informatie- of advertentiemateriaal of op zijn websites geen enkele verwijzing op naar zijn handelsbetrekking met Bayer, behalve met voorafgaande schriftelijke toestemming van Bayer.

18. Ontbinding

18.1. Onverminderd verder aan Bayer toekomende rechten is Bayer gerechtigd de Overeenkomst zonder nadere ingebrekestelling, en zonder gehouden te zijn tot het vergoeden van enige schade, geheel of gedeeltelijk te ontbinden indien:
- de Wederpartij in verzuim is met de nakoming van een verplichting uit de Overeenkomst;
- faillissement van de Wederpartij is aangevraagd of de Wederpartij in staat van faillissement is verklaard of gerechtelijke reorganisatie (Wet op de continuïteit van de ondernemingen (WCO)) heeft aangevraagd;
- het bedrijf van de Wederpartij is/wordt stilgelegd, geliquideerd of overgedragen;
- vergunningen van de Wederpartij die voor de uitvoering van de Overeenkomst noodzakelijk zijn worden ingetrokken;
- een belangrijk deel van de bedrijfsmiddelen van de Wederpartij beslag wordt gelegd; of
- derdenbeslag onder Bayer ten laste van de Wederpartij wordt gelegd.

18.2. Alle vorderingen die Bayer in de hierboven genoemde gevallen op de Wederpartij mocht hebben of verkrijgen, zullen terstond en ten volle opeisbaar zijn.

19. Overdracht

Bayer kan haar rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst overdragen aan een derde. De Wederpartij kan haar rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst slechts met voorafgaande schriftelijke toestemming van Bayer overdragen aan een derde.

20. Toepasselijke wetgeving en jurisdictie

De onderhavige Algemene Inkoopvoorwaarden en de Overeenkomst zijn onderworpen aan de Belgische wetgeving. De toepasselijkheid van het VN-verdrag inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken van 11 april 1980, dat op 1 januari 1991 van kracht werd, is uitgesloten. Eventuele geschillen worden onderworpen aan de uitsluitende rechtsmacht van een bevoegde rechtbank in Brussel, België.

Versie van 20 maart 2017

Purchase Terms & Conditions 
 

Purchase terms and conditions

1. Definitions

1.1. Bayer: each company affiliated to Bayer AG belonging to the Bayer Group in Belgium to which the Other Party provides goods or services.

1.2. Agreement: an instruction, purchase order “PO”, order confirmation or order placed by Bayer, a purchase or services agreement between Bayer and the Other Party or an offer accepted in writing by Bayer.

1.3. Other Party: Bayer’s other party from which it purchases goods or services.

2. Objective


2.1. The present General Purchase Conditions will always form an integral part of the Agreement. Conflicting or deviating conditions adopted by the Other Party or other reservations by the Other Party will be deemed to not have been accepted, unless Bayer has accepted these expressly in writing.

2.2. Other agreements, proposed changes or additional agreements are not valid, unless they have been approved in writing by Bayer.

3. Agreement

3.1. Changes to the Agreement must be made in writing. Oral agreements or arrangements discussed over the telephone are only binding if they have been confirmed in writing.

3.2. Any change to an Agreement is only valid if it has been confirmed in writing by both Bayer and the Other Party and the Other Party is required to handle each Agreement or change to an Agreement separately in all correspondence.

3.3. In case a change to the Agreement results in additional work, the Other Party will not carry out this additional work until after it has been approved in writing by Bayer.

3.4. Unless otherwise agreed in writing, the Other Party will not have the right to make partial deliveries.

3.5. The Other Party may only transfer the delivery of goods or the performance of services to third parties if it has obtained Bayer’s prior written approval. The Other Party remains responsible and liable for correct compliance with its obligations under the Agreement, also after Bayer has approved the transfer.

3.6. Delivery of goods will take place in adequate packaging in accordance with the manner in which the relevant goods are transported, handled and stored. The costs of the required packaging are included in the price. Special and/or costly packaging materials will be taken back by the Other Party against compensation of the costs charged on to Bayer.

3.7. The following details must be included in all correspondence: the PO number and the date of the Agreement.

4. Period for Delivery

4.1. The period for delivery shall run from the date of the Agreement. If the Other Party has reason to assume that it will not be able to comply, or to comply on time with all or part of its contractual obligations, it will be required to notify Bayer thereof immediately, stating the reasons for and the presumed duration of the delay. If the Other Party fails to do so, it will not have the right to claim exemption from its liability for the delay resulting from the obstruction.

4.2. If the Other Party fails to deliver within the agreed term it will be liable for this default. The Other Party will automatically be in default when the agreed term of delivery ends, without such requiring any formality. In such cases, Bayer will have the right to consider the Agreement void, without Bayer owing any indemnification or compensation and, depending on the notification to the Other Party by registered letter, to order the items or services that were not delivered elsewhere, all of this without limitation of Bayer’s rights to claim compensation.

5. Guarantee, Liability and Notification of Defects

5.1. The Other Party guarantees that its goods and/or services are free from third-party rights or defects that could limit their value or impair their usefulness, that they have the agreed or guaranteed characteristics, that they are suitable for the objectives specified in the Agreement, that they comply with the requirements of generally-accepted technical practice, that the goods are provided with an indication of the manufacturer or the party that markets them, that they are provided with and accompanied by all documentation requested by Bayer, irrespective of when Bayer requested that documentation and that they comply with all applicable, most recent regulations in accordance with the Belgian laws as well as all applicable specifications and regulations, such as but not limited to those in the area of safety, the environment, working conditions and the protection of employees and accident prevention.

5.2. The Other Party furthermore guarantees that (i) none of the goods delivered or the services performed, including all parts, components and raw materials, were produced, delivered or performed in whole or in part contrary to any applicable trade or economic sanction, export control, embargo or any similar statutory order or ban, regulation, rule, measure, restriction, licence, including and without limitation those of the European Union, Switzerland, the United States of America and the United Nations (hereinafter the “Sanction Rules”) and (ii) none of the third parties (such as auxiliary persons, suppliers or subcontractors) engaged in the production of the goods or the performance of the services come under any applicable Sanction Rules.

5.3. The Other Party will arrange for all licences and permits that are required in the country of origin. Timely availability of the required licences and permits is a condition for existence of the Agreement.

5.4. If the goods delivered or the services provided do not comply with any requirement, the Other Party will be liable in respect thereof and Bayer will be free to demand remedy of the defect or the delivery of goods without defects, to cancel the Agreement or reduce the purchase price of the goods or services in accordance with the existing statutory conditions, or to demand compensation or reimbursement of costs.
Bayer will also have the right to submit a claim on the basis of the conditions of the guarantee if the Other Party guaranteed the characteristics or sustainability of the goods delivered. This does not apply to defects or damage resulting from normal wear or incorrect processing by Bayer.
Bayer is required to notify the Other Party of any defects in the goods delivered as soon as they are discovered during the customary course of affairs within its business.

5.5. The guarantee by the Other Party must extend to all goods and services that were created or delivered by subcontractors.

5.6. If the Other Party is notified of a defect, the term of the guarantee must be extended by the time that passes between that notification and the remedy of the defect. If the good or service delivered by the Other Party is replaced in its entirety by a new good or a new service, the guarantee period will start again; if the part of the good or service is replaced in part, the guarantee period will start again for the new parts.

5.7. Goods or services that are the subject of a complaint pursuant to the guarantee remain available to Bayer until the replacement goods have been delivered, after which they become the property of the Other Party.

5.8. In urgent cases or if the Other Party fails to remedy a defect, Bayer will have the right to remedy the defect at the expense of the Other Party or to exercise one of the other guarantee rights referred to in article 5.4.
Bayer’s acceptance of the delivery of goods or services by the Other Party does not release the latter from its obligations arising from the guarantee.

5.9. The Other Party indemnifies Bayer against all third-party claims in connection with the Agreement between the Other Party and Bayer and against all claims in connection with (product) liability as well as claims that arise from legislation relating to product liability if the defect that gives reason for the claim was caused by the good or service delivered, by the Other Party or by any supplier of the Other Party.

5.10. Notwithstanding these General Purchase Conditions, the Other Party remains responsible for the goods and services delivered pursuant to the existing statutory provisions.

6. Tests

6.1. If tests have been prescribed for the goods or services to be delivered, the Other Party will be obliged to pay for the costs of these tests, including its own personnel expenses, but with the exception of Bayer's personnel expenses.

6.2. The Other Party is obliged to notify Bayer at least five working days in advance of the date on which the goods or services will be ready for testing and it will be required to agree a date for the tests with Bayer. The Other Party will be obliged to pay Bayer’s personnel expenses if the goods or services are not presented for testing on this date.

6.3. If defects are discovered in the goods or services during the performance of the tests, which defects make it necessary to repeat the tests or perform further tests, the Other Party will be obliged to pay for all related personnel expenses and other costs. The Other Party will also be obliged to pay for all necessary personnel expenses and other costs in connection with testing the materials that are used by it in the performance of the Agreement.

7. Insurance

7.1. Goods in transit insurance policies are always the responsibility of the Other Party and are always for its account.

7.2. The Other Party is required to take out adequate third-party liability insurance for its own account that covers damage caused by or related to the goods or services provided by it or property belonging to it, its personnel or to third parties engaged by it. The Other Party will be obliged, at request, to submit documents to Bayer in which the sums insured per event are stated.

7.3. Taking out special insurance for assembly/construction activities in addition to third-party liability insurance referred to in article 7.2 is always subject to a written agreement between Bayer and the Other Party.

7.4. Any machines, equipment etc. provided to Bayer on loan will be insured by Bayer against the customary risks. Any further liability on the part of Bayer for damage caused to such machines, equipment etc. is excluded, unless it is caused intentionally or as a result of gross negligence on the part of Bayer.

8. Transport Requirements and Acceptance of goods

8.1. The Other Party is required to send Bayer, separately from the goods and the invoice, a detailed notice of shipment for each shipment on the day on which the goods are sent. The goods must be accompanied by a delivery note and a packing slip. Bayer’s PO number and item line number must be stated in all delivery documents. If the goods are sent by ship, the shipping documents and the invoice must state the name of the transport company and the ship.

The Other Party is required to select the mode of transportation that is most favourable and suitable for Bayer. The delivery documents must be enclosed with the transport documents separately and in three copies.

The Other Party is required to state the PO number and delivery address, as stated by Bayer, in full on all dispatch notes, delivery notes, packing slips, waybills and invoices, as well as on the outside of the packaging of the goods and in other places if applicable.

8.2. The Other Party is required to package, mark and transport dangerous goods in accordance with the applicable national and international regulations. The accompanying documents must state not only the risk category but also any other particulars that are required by the applicable transport regulations.

8.3. The Other Party is liable for any losses that result from a failure to comply with the conditions mentioned in article 8 and is required to pay any costs that are caused as a result. The Other Party is responsible for ensuring that its subcontractors comply with the conditions referred to in this article 8.

8.4. Any shipments that cannot be accepted by Bayer because these regulations were not complied with will be stored for the account and risk of the Other Party. Bayer has the right to inspect the content and condition of those shipments. Tools and equipment for assembly/construction must not be sent together with the goods.

8.5. The goods must be delivered in the place indicated by Bayer DDP (ICC Incoterms 2010) unless otherwise agreed. The risk and ownership of the goods passes from the Other Party to Bayer upon Bayer’s receipt of the goods at its branch (which means when Bayer signs the delivery documents that accompany the transport of the goods). In principle, deliveries are made on any statutory working day from Monday to Friday between 08:00 hours and 16:00 hours, unless otherwise prescribed in writing.

8.6. The goods delivered must comply with the conditions regarding their origin as specified in the relevant EU regulations, unless expressly otherwise provided for in the Agreement.

9. Occasional Items

Templates, models, tools, films etc. that were created by the Other Party in order to be able to perform the Agreement will become Bayer’s property if Bayer has paid for them, even if they remain in the Other Party’s possession. The Other Party is obliged to hand them over at Bayer’s request.

10. Assembly, construction work, Maintenance, Inspection, Repairs, conformity

10.1. In the event assembly, construction work, maintenance, inspection, repairs etc. are carried out at any of Bayer’s branches, such activities will be subject to the rules pertaining to safety, security and conduct for contractors and their personnel who are active at branches of Bayer or those of the parties for whom the purchase is intended. These rules are provided when the assembly or construction activities commence or must be requested from the safety department of the relevant Bayer branch. All suppliers of goods and providers of services who are involved in assignments relating to property must be registered in accordance with Belgian legislation before they carry out their assignment.

10.2. Bayer is not liable for any property of the Other Party or its personnel that is brought inside the Bayer branch.

10.3. The Other Party guarantees that it, its personnel, its subcontractors and their personnel comply at all times with all binding statutory provisions concerning the delivery of goods and/or services in Belgium, such as - but not limited to - mandatory provisions of labour legislation, tax legislation and social security legislation (e.g. valid work permits, visas, A1/E-101 forms, certificates, declarations etc.). The Other Party indemnifies Bayer, its representatives and any other party in whose name and for whose account Bayer acts, against all claims in this connection and, in relevant cases, the Other Party holds Bayer, its representatives and any other party in whose name and for whose account Bayer acts harmless against all costs and expenses they are required to incur in this connection.

11. Guidelines and Code of Conduct

11.1. If the Other Party or third parties on the instructions of the Other Party visit and/or perform activities at Bayer’s branch(es), they are required at all times to comply with the guidelines pertaining hygiene and safety, as drawn up and maintained by Bayer. These guidelines will be communicated upon arrival.

11.2. Bayer takes its responsibility as regards social, ecological and ethical principles and expects the Other Party to respect these sustainability principles, as set out in Bayer’s Supplier Code of Conduct, which forms part of the present General Purchase Conditions (see www.supplier-code-of-conduct.bayer.com).

12. Provision of Services

12.1. Expressly indicated above or not, these General Purchase Conditions also apply to the provision of services.

12.2. The Other Party must comply with any delivery dates regarding the services that are specified in the Agreement or that were communicated by Bayer to the Other Party.

12.3. When providing the services, the Other Party must:
(a) cooperate with Bayer and comply with all of Bayer’s instructions in all matters related to the services;
(b) provide the services with the best possible care, skill and dedication in accordance with the best practices in the Other Party’s industry, occupational group or trade sector;
(c) deploy personnel that is sufficiently trained and experienced for the performance of the tasks they have been charged with and deploy a sufficient number of them so that the obligations of the Other Party are complied with;
(d) provide all tools, equipment and vehicles and other items that are required for the provision of the services;
(e) use goods, materials, standards and techniques of the highest quality and ensure that all goods and materials that are provided or used in connection with the services or that are transferred to Bayer are free from defects as regards workmanship, installation and design;
(f) obtain and maintain at all times all necessary permits and approvals and comply with all applicable legislation and regulations;
(g) comply with all health and safety rules and any other safety requirements that apply at any of Bayer’s branches.

13. Place of Performance

Unless otherwise laid down in the Agreement, the place of performance is the place of delivery specified by Bayer.

14. Invoice and Payment

14.1. The agreed compensations are exclusive of Value Added Tax (“VAT”). VAT is charged additionally if legally payable by the Other Party and must be paid additionally by Bayer following receipt of an invoice that complies with the statutory requirements as prescribed in the applicable VAT legislation. The Other Party’s invoices must be sent to the invoice address stated in the Agreement separately from the goods. Bayer’s PO number must be stated in all correspondence. Any additional or cancelled services and goods must be stated separately on the invoice.

14.2. Payment must be made within sixty (60) days after receipt of the relevant invoice, unless otherwise laid down in the relevant Agreement. Bayer has the right to set off its payable claims against the payable debts to the Other Party.

14.3. Payment does not alter the Other Party’s guarantee obligations or Bayer’s right to submit a complaint.

14.4. Each party has the right to withhold withholding tax if this is based on a legal obligation. It must be possible to submit substantiating documentation and(/or) certificates to the other party on time in the event withholding tax was withheld. Both parties will adopt a cooperative attitude in order to be able to apply the lowest possible withholding tax rate, e.g. under a convention for preventing double taxation.

15. Documents and Confidentiality

15.1. All equipment and tools, drawings, standards, guidelines, methods of analysis, recipes and other documents that are provided by Bayer to the Other Party for the purpose of the creation of the goods to be delivered or the services to be provided, as well as such documents that were created by the Other Party in accordance with Bayer’s special instructions, remain the property of Bayer and must not be used for any other purpose, reproduced or made available to third parties by the Other Party. The Other Party is required to transfer all of the above as well as copies and duplicates thereof to Bayer immediately if it is requested to do so or destroy them at Bayer’s request. Bayer reserves the intellectual property rights concerning all documents it provides to the Other Party.

15.2. The Other Party will consider the request for an offer and the Agreement as well as all activities related thereto as a trade secret and treat these in confidence accordingly. The Other Party is liable for any losses on the part of Bayer attributable to the Other Party’s failure to comply with any or all of these obligations.

15.3. The Other Party is obliged to impose similar obligations on its employees and/or third parties engaged in the performance of the Agreement.

15.4. The Other Party is required to provide Bayer with all documents that are necessary for or related to the goods and services to be delivered without such having an impact on any guarantee or other obligation on the part of the Other Party.

15.5. The Other Party is required to provide Bayer on time, free of charge and without a prior request, with all documents Bayer requires for using, constructing, installing, processing, storing, operating, having in operation, inspecting, maintaining and repairing the goods and services that have been delivered.

15.6. Each time Bayer specifies standards and regulations, the most recent version will apply.

16. Intellectual Property rights

16.1. The Other Party grants Bayer a non-exclusive, perpetual, irrevocable, worldwide and transferable right of use concerning possible intellectual property rights relating to the goods and/or services delivered by the Other Party. This right of use also comprises the right to grant such a right of use to (possible) purchasers or other third parties with which Bayer maintains a business relationship in connection with the conduct of its business.

16.2. All intellectual property rights that arise as a result of the performance of the Agreement by Bayer and the Other Party, its personnel or third parties involved in the performance of the Agreement by the Other Party, vest in Bayer. The Other Party will do whatever is necessary to have Bayer obtain these rights.

16.3. The Other Party is liable for any infringement of patents, permits and rights of ownership or other rights held by third parties that may arise from the delivery or the use of goods and/or the provision of services by the Other Party. Any permit fees must be paid by the Other Party.

17. Advertising Material

The Other Party will not include any reference in its information or advertising material or its websites to its commercial relationship with Bayer unless it has obtained Bayer’s prior written approval.

18. Termination

18.1. Without prejudice to Bayer’s other rights, Bayer has the right to terminate all or part of the Agreement without further notice of default and without being obliged to compensate any loss if:
- the Other Party fails to comply with an obligation arising from the Agreement;
- a bankruptcy petition has been filed against the Other Party or the Other Party has been declared bankrupt or has applied for a suspension of payments;
- the business of the Other Party has been/is suspended, liquidated or transferred;
- the Other Party’s permits required for the performance of the Agreement have been withdrawn;
- an attachment is levied against an important part of the Other Party’s operating assets; or
- an attachment by garnishment is levied against Bayer for the Other Party’s expense.

18.2. All claims Bayer may have or acquire in the abovementioned cases will be immediately due and payable in full.

19. Transfer

Bayer has the right to transfer its rights or obligations arising from the Agreement to a third party. The Other Party can only transfer its rights or obligations arising from the Agreement to a third party with Bayer’s prior written approval.

20. Applicable legislation and Jurisdiction

The present General Purchase Conditions and the Agreement are governed by Belgian law. The applicability of the United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods of 11 April 1980, which became effective on 1 January 1991, is excluded. Any disputes that may arise will be subject to the exclusive jurisdiction of the competent court of Brussels, Belgium.

Version of March 20, 2017
Copyright © Bayer AG