Purchase terms & conditions


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Purchase terms & conditions

Conditions Générales d'Achat

1. Définitions

1.1. Bayer : toute société affiliée à Bayer AG appartenant au groupe Bayer en Belgique, à laquelle l’Autre partie fournit des marchandises ou des services.

1.2. Contrat : une instruction, un bon de commande (« BC »), une confirmation de commande ou une commande passée par Bayer, un contrat d’achat ou de services entre Bayer et l’Autre partie, ou une offre acceptée par écrit par Bayer.

1.3. Autre partie : la partie autre que Bayer auprès de laquelle les marchandises ou services sont achetés.

2. Objectif

2.1. Les présentes Conditions générales d’achat seront toujours partie intégrante du Contrat. Les conditions qui sont en conflit avec celles adoptées par l’Autre partie ou les autres réserves de l’Autre partie seront réputées ne pas avoir été acceptées, sauf si Bayer les a expressément acceptées par écrit.

2.2. Les autres contrats, changements proposés ou accords supplémentaires ne sont pas valides à moins d’avoir été approuvés par écrit par Bayer.

3. Contrat

3.1. Toute modification du Contrat doit être effectuée par écrit. Les accords ou arrangements oraux conclus par téléphone ne sont contraignants que s’ils ont été confirmés par écrit.

3.2. Toute modification d’un Contrat n’est valide que si elle a été confirmée par écrit par Bayer et l’Autre partie, et l’Autre partie est tenue de traiter chaque Contrat ou modification d’un Contrat séparément dans toute correspondance.

3.3. Si une modification du Contrat entraîne des travaux supplémentaires, l’Autre partie n’effectuera pas ces travaux supplémentaires tant que ceux-ci n’auront pas été approuvés par écrit par Bayer.

3.4. Sauf disposition contraire convenue par écrit, l’Autre partie n’aura pas le droit d’effectuer des livraisons partielles.

3.5. L’Autre partie ne peut confier la livraison des marchandises ou l’exécution des services à des tiers que si elle a obtenu préalablement l’autorisation de Bayer par écrit. L’Autre partie demeure responsable de la bonne exécution de ses obligations en vertu du Contrat, également après autorisation par Bayer de la sous-traitance.

3.6. La livraison des marchandises aura lieu dans des emballages convenables, selon la manière dont les marchandises sont transportées, traitées et stockées. Les coûts des emballages nécessaires sont inclus dans le prix. Les matériaux d’emballages spéciaux et/ou onéreux seront récupérés par l’Autre partie contre indemnisation des coûts imputés à Bayer.

3.7. Les données suivantes doivent être incluses dans toute correspondance : le numéro de BC et la date du Contrat.

4. Période de livraison

4.1. La période de livraison commencera à la date du Contrat. Si l’Autre partie a des raisons de croire qu’elle ne sera pas en mesure d’exécuter ses obligations ou de tenir les délais de tout ou d'une partie de ses obligations contractuelles, elle devra en informer Bayer immédiatement, indiquant la raison et la durée anticipée du retard. Si l’Autre partie manque à cette obligation, elle ne pourra revendiquer aucune exemption de sa responsabilité pour le retard dû à l’obstruction.

4.2. Si l’Autre partie ne livre pas dans les délais convenus, elle sera responsable de ce défaut. L’Autre partie sera automatiquement en défaut lorsque le délai convenu sera atteint, sans qu’aucune formalité ne soit nécessaire. Dans ce cas, Bayer aura le droit de considérer que le Contrat est nul, sans que Bayer ne soit redevable d’une quelconque indemnisation et, selon la notification à l’Autre partie par courrier recommandé, de commander ailleurs les articles ou services qui n’ont pas été livrés, tout cela sans préjudice du droit de Bayer à réclamer une indemnisation.

5. Garantie, poursuites et avis de défauts

5.1. L’Autre partie garantit que ces marchandises et/ou services sont libres de privilèges de tiers ou de défauts susceptibles d’en limiter la valeur ou d’en affecter l’utilité, et atteste qu’ils ont les caractéristiques convenues ou garanties, qu’ils sont adaptés aux objectifs mentionnés dans le Contrat et conformes aux exigences imposées par les pratiques techniques généralement acceptées, que les marchandises sont fournies avec mention du fabricant ou de la partie qui les commercialise, qu’ils sont fournis avec, et accompagnés par, toute la documentation requise par Bayer, quel que soit le moment où Bayer la demande, et qu’ils sont conformes à l’ensemble de la réglementation applicable la plus récente, conformément au droit belge ainsi qu’aux spécifications et à la réglementation en vigueur, notamment, sans s’y restreindre, dans le domaine de la sécurité, de l’environnement, des conditions de travail, de la protection des employés et de la prévention des accidents.

5.2. L’Autre partie garantit également que (i) aucune des marchandises livrées ou des services exécutés, y compris leurs parties, composants et matières premières, n’ont été produits, livrés ou exécutés, intégralement ou partiellement, en contradiction avec des sanctions économiques ou commerciales, mesures de contrôle des exportations, embargos ou autre ordonnances d’exclusion, réglementations, règles, mesures de restriction, licences applicables, y compris et sans s’y limiter, ceux de l’Union européenne, de la Suisse, des États-Unis d’Amérique et des Nations unies (ci-après, des « Sanctions ») et (ii) aucun des tiers (notamment les auxiliaires, fournisseurs ou sous-traitants) engagés dans la production des marchandises ou l’exécution des services n’est concerné par une quelconque Sanction applicable.

5.3. L’Autre partie veillera à l’obtention de toutes les licences et les permis qui sont requis dans le pays d’origine. La disponibilité en temps utile de toutes les licences et permis requis est une condition de l’existence du Contrat.

5.4. Si les marchandises livrées ou les services exécutés ne sont pas conformes à une quelconque condition, l’Autre partie sera responsable à cet égard et Bayer sera libre de demander à ce qu’il soit remédié au défaut ou de demander la livraison de produits conformes, d’annuler le Contrat ou de réduire le prix d’achat des marchandises ou services conformément aux conditions légales en vigueur, ou bien de demander une indemnisation ou le remboursement des coûts.
Bayer aura également le droit de soumettre une demande basée sur les conditions de la garantie si l’Autre partie a garanti les caractéristiques ou la durabilité des marchandises livrées. Ceci ne s’applique pas aux défauts ou dommages qui résultent de l’usure normale ou d’un traitement incorrect par Bayer.
Bayer est tenu d’avertir l’Autre partie de tout défaut des marchandises livrées dès sa découverte dans le cours normal des affaires au sein de son activité.

5.5. La garantie par l’Autre partie doit couvrir toutes les marchandises et tous les services qui ont été créés et ou livrés par des sous-traitants.

5.6. Si l’Autre partie est informée d’un défaut, la durée de la garantie doit être prolongée de la durée écoulée entre la notification et le remède apporté au défaut. Si les marchandises ou les services livrés par l’Autre partie sont remplacés dans leur intégralité par de nouvelles marchandises ou de nouveaux services, la période de garantie recommencera. Si la partie concernée des marchandises ou des services est remplacée partiellement, la période de garantie recommencera pour les nouvelles parties.

5.7. Les marchandises ou les services qui font l’objet d’une réclamation en vertu de la garantie demeurent à disposition de Bayer jusqu’à la livraison de marchandises de remplacement, après quoi elles constitueront la propriété de l’Autre partie.

5.8. Dans les situations urgentes ou si l’Autre partie ne remédie pas à un défaut, Bayer aura le droit de remédier au défaut aux frais de l’Autre partie ou d’exercer l’un des autres droits de garantie mentionnés à l’article 5.4.
L’acceptation par Bayer de la livraison des marchandises ou services par l’Autre partie ne dégage pas cette dernière de ses obligations découlant de la garantie.

5.9. L’Autre partie s’engage à indemniser Bayer contre toute réclamation de tiers en lien avec le Contrat entre l’Autre partie et Bayer, et contre toute réclamation en lien avec la responsabilité du fait des produits ou découlant de la législation en matière de responsabilité du fait des produits, si le défaut qui donne lieu à la réclamation a été causé par la marchandise ou le service livré par l’Autre partie ou par un fournisseur de l’Autre partie.

5.10. Nonobstant les présentes Conditions générales d’achat, l’Autre partie demeure responsable des marchandises et services livrés conformément aux dispositions légales en vigueur.

6. Tests

6.1. Si des tests ont été prescrits pour les marchandises ou services à livrer, l’Autre partie sera tenue d’en payer les coûts, y compris ses propres dépenses en personnel, à l’exception des dépenses du personnel de Bayer.

6.2. L’Autre partie est tenue d’informer Bayer au moins cinq jours ouvrables à l’avance de la date à laquelle les marchandises ou services seront prêts pour le test, et devra convenir avec Bayer d’une date pour les tests. L’Autre partie sera tenue de payer les dépenses de personnel de Bayer si les marchandises ou services ne sont pas présentés à cette date pour le test.

6.3. Si des défauts sont découverts dans les marchandises ou services au cours de l’exécution des tests, et si les défauts imposent la répétition des tests ou l’exécution de nouveaux tests, l’Autre partie sera obligée de payer toutes les dépenses de personnel et autres coûts associés. L’Autre partie sera également tenue de payer toutes les dépenses de personnel et autre coûts nécessaires en lien avec le test des matériaux qui sont utilisés par l’Autre partie dans le cadre de l’exécution du Contrat.

7. Assurance

7.1. Les polices d’assurance pour les marchandises en transit relèvent toujours de la responsabilité de l’Autre partie et sont toujours à son compte.

7.2. L’Autre partie est tenue de souscrire une assurance responsabilité envers les tiers pour son propre compte, qui couvre les dommages causés par, ou en lien avec, les marchandises ou services fournis par l’Autre partie ou par sa propriété, son personnel ou les tiers engagés par celle-ci. L’Autre partie sera tenue, sur demande, de soumettre à Bayer les documents qui font état des sommes assurées par événement.

7.3. La souscription d’une assurance spéciale pour les activités d’assemblage et de construction, indépendamment de l’assurance responsabilité envers les tiers mentionnée à l’article 7.2, est toujours soumise à un accord écrit entre Bayer et l’Autre partie.

7.4. Toutes les machines, le matériel etc. prêtés à Bayer seront assurés par Bayer contre les risques habituels. Toute autre responsabilité de la part de Bayer pour les dommages causés à ces machines et à ce matériel est exclue, sauf en cas de dommages causés intentionnellement ou en conséquence d’une négligence grave de la part de Bayer.

8. Conditions de transport et acceptation des marchandises

8.1. L’Autre partie est tenue d’envoyer à Bayer, séparément des marchandises et de la facture, un relevé d’expédition détaillé pour chaque expédition le jour où les marchandises sont envoyées. Les marchandises doivent être accompagnées d’un bordereau de livraison et d’une fiche d’envoi. Le numéro de BC de Bayer et le numéro de ligne d’articles doivent être mentionnés dans tous les documents de livraison. Si les marchandises sont expédiées par voie maritime, les documents d’expédition et la facture doivent mentionner le nom de la compagnie de transport et du navire.
L’Autre partie est tenue de sélectionner le moyen de transport le plus favorable et adapté pour Bayer. Les documents de livraison doivent être joints avec les documents de transport séparément et en trois exemplaires.
L’Autre partie est tenue de mentionner le numéro de BC et l’adresse de livraison, tels qu’indiqués par Bayer, intégralement et sur tous les bulletins d’expédition, bordereaux de livraison, fiches d’envoi, bordereaux d’expédition aérienne et factures, ainsi qu’à l’extérieur de l’emballage des marchandises et sur tout autre emplacement, le cas échéant.

8.2. L’Autre partie est tenue d’emballer, de marquer et de transporter les marchandises dangereuses conformément à la réglementation applicable au niveau national et international. Les documents d’accompagnement doivent mentionner non seulement la catégorie du risque mais également toutes les autres informations particulières requises par la réglementation applicables en matière de transport.

8.3. L’Autre partie est responsable des pertes entraînées par un défaut de conformité aux conditions mentionnées à l’article 8 et est tenue de payer les coûts causés en conséquence. L’Autre partie est tenue de veiller à ce que ses sous-traitants respectent les conditions mentionnées dans le présent article 8.

8.4. Toute expédition qui ne peut être acceptée par Bayer en raison d’un non-respect de cette réglementation sera stockée pour le compte et au risque de l’Autre partie. Bayer a le droit d’inspecter le contenu et l’état de ces expéditions. Les outils et le matériel d’assemblage et de construction ne doivent pas être envoyés avec les marchandises.

8.5. Les marchandises doivent être livrées au lieu indiqué par Bayer DDP (ICC Incoterms 2010), sauf s’il en est convenu autrement. Le risque et la propriété des marchandises seront transmis de l’Autre partie à Bayer lors de la réception des marchandises par Bayer dans ses locaux (c’est-à-dire lorsque Bayer signe les documents de livraison qui accompagnent le transport des marchandises). En principe, les livraisons sont effectuées lors d’un jour ouvrable non férié, du lundi au vendredi entre 8h00 et 16h00, sauf disposition contraire convenue par écrit.

8.6. Les marchandises livrées doivent être conformes aux conditions relatives à leur origine, telles que mentionnées dans la réglementation européenne applicable, sauf s’il en est expressément disposé autrement dans le Contrat.

9. Articles occasionnels

Les exemples, modèles, outils, films etc. qui ont été créés par l’Autre partie afin d’être en mesure d’exécuter le Contrat deviendront la propriété de Bayer si Bayer les a payés, même s’ils demeurent en possession de l’Autre partie. L’Autre partie est tenue de les remettre sur demande de Bayer.

10. Assemblage, construction, maintenance, inspection, réparation, conformité

10.1. Dans le cas où l’assemblage, la construction, la maintenance, l’inspection, les réparations, etc. sont effectués dans les locaux de Bayer, ces activités seront soumises aux règles relatives à la sécurité, à la sûreté et à la conduite des sous-traitants et de leur personnel présent dans les locaux de Bayer, ou à celles des parties auxquelles l’achat est destiné. Ces règles sont indiquées au début des activités d’assemblage ou de construction, ou doivent être demandées au service de la sécurité des locaux de Bayer concernés. Tous les fournisseurs de marchandises et les prestataires de services qui sont impliqués dans des missions relatives à la propriété doivent être enregistrés conformément à la législation belge avant de pouvoir exécuter leur mission.

10.2. Bayer décline toute responsabilité pour la propriété de l’Autre partie ou son personnel à l’intérieur de la succursale de Bayer.

10.3. L’Autre partie garantit qu’elle-même, son personnel, ses sous-traitants et leur personnel respectent à tout moment l’ensemble des dispositions légales obligatoires en ce qui concerne la livraison de marchandises et/ou de services en Belgique, notamment, sans s’y limiter, les dispositions obligatoires du droit du travail, de la législation fiscale et en matière de sécurité sociale (par exemple les permis de travail, visas, formulaires A1/E-101, certificats, déclarations etc.). L’Autre partie s’engage à indemniser Bayer, ses représentants et toute Autre partie au nom de laquelle et pour le compte de laquelle Bayer agit, contre toute réclamation à ce titre et, le cas échéant, l’Autre partie s’engage à tenir quittes Bayer, ses représentants et toute Autre partie au nom de laquelle et pour le compte de laquelle Bayer agit, contre tous les coûts et dépenses susceptibles d’être encourus à ce titre.

11. Instructions et code de conduite

11.1. Si l’Autre partie ou des tiers agissants sur instructions de l’Autre partie visitent et/ou effectuent des activités dans les locaux de Bayer, ils seront tenus à tout moment de respecter les instructions relatives à l’hygiène et la sécurité, telles qu’établies et appliquées par Bayer. Ces instructions leur seront communiquées à leur arrivée.

11.2. Bayer prend ses responsabilités en ce qui concerne les principes sociaux, écologiques et éthiques, et attend de l’Autre partie qu’elle respecte ses principes de développement durable, tels que définis dans le Code de conduite des fournisseurs de Bayer, qui fait partie des présentes Conditions générales d’achat (voir www.supplier-code-of-conduct.bayer.com).

12. Fourniture des services

12.1. Que cela soit ou non formellement indiqué ci-dessus, les présentes Conditions générales d’achat s’appliquent également à la fourniture de services.

12.2. L’Autre partie doit respecter toutes les dates de livraisons en ce qui concerne les services qui sont précisées dans le Contrat ou qui ont été communiquées par Bayer à l’Autre partie.

12.3. Lors de la fourniture des services, l’Autre partie doit :
(a) coopérer avec Bayer et respecter l’ensemble des instructions de Bayer à tous égards relatifs aux services ;
(b) fournir les services avec le meilleur degré possible de soin, de compétence et d’application, conformément aux meilleures pratiques sectorielles, industrielles ou professionnelles applicables à l’Autre partie.
(c) déployer un personnel suffisamment formé et expérimenté pour l’exécution des tâches dont il est chargé, en quantité suffisante pour l’exécution des obligations de l’Autre partie ;
(d) fournir tous les outils, le matériel, les véhicules et autres articles qui sont nécessaires à l’exécution des services ;
(e) utiliser des marchandises, matériaux, normes et techniques de qualité supérieure et veiller à ce que toutes les marchandises et tous les matériaux qui sont fournis ou utilisés en lien avec les services ou qui sont cédés à Bayer soient dépourvus de défauts de main-d’œuvre, d’installation et de conception ;
(f) obtenir et maintenir à tout moment l’ensemble des permis et autorisations nécessaires, et respecter la législation et la réglementation en vigueur ;
(g) respecter l’ensemble des règles de santé et de sécurité et toutes les autres conditions de sécurité applicable aux succursales de Bayer.

13. Lieu d’exécution

Sauf disposition contraire convenue dans le Contrat, le lieu d’exécution est le lieu de livraison précisé par Bayer.

14. Facture et paiement

14.1. Les rémunérations convenues sont exprimées hors taxe sur la valeur ajoutée (« TVA »). La TVA est ajoutée si elle est légalement due par l’Autre partie, et doit être payée indépendamment par Bayer suite à la réception d’une facture conforme aux dispositions légales prescrites par la législation en vigueur en matière de TVA. Les factures de l’Autre partie doivent être envoyées à l’adresse de facturation mentionnée dans le Contrat, séparément des marchandises. Le numéro de BC de Bayer doit être mentionné dans toute correspondance. Tous les services et les marchandises supplémentaires ou annulés doivent être mentionnés séparément dans la facture.

14.2. Le paiement doit être effectué dans un délai de 60 jours à compter de la réception de la facture, sauf disposition contraire convenue dans le Contrat. Bayer a le droit de déduire ses créances recouvrables des dettes payables à l’Autre partie.

14.3. Le paiement n’altère pas les obligations de garantie de l’Autre partie ni le droit de Bayer à porter réclamation.

14.4. Chacune des parties a le droit d’effectuer des retenues fiscales si celles-ci sont basées sur une obligation légale. Il doit être possible de soumettre des pièces justificatives et/ou certificats à l’Autre partie en temps utile si des retenues fiscales ont été pratiquées. Chacune des parties adoptera une attitude coopérative afin de permettre l’application du moindre taux de retenue fiscale possible, par exemple dans le cadre d’une convention contre la double imposition.

15. Documents et confidentialité

15.1. L’ensemble de l’équipement et des outils, dessins, normes, instructions, méthodes d’analyse, recettes et autres documents qui sont fournis par Bayer à l’Autre partie aux fins de la création des marchandises à livrer ou des services à exécuter, ainsi que les documents qui ont été créés par l’Autre partie conformément aux instructions spéciales de Bayer, demeurent la propriété de Bayer et ne doivent pas être utilisés pour tout autre motif, reproduits ou mis à disposition de tiers par l’Autre partie. Sur demande, l’Autre partie est tenue de détruire ou de remettre immédiatement à Bayer tout ce qui précède, ainsi que les copies et doublons. Bayer se réserve les droits de propriété intellectuelle associés à tous les documents que Bayer fournit à l’Autre partie.

15.2. L’Autre partie traitera les demandes de devis et le Contrat, ainsi que toutes les activités qui y sont associées, comme un secret commercial confidentiel. L’Autre partie est responsable de toute perte de Bayer imputable au non-respect par l’Autre partie de tout ou partie de ses obligations.

15.3. L’Autre partie est tenue d’imposer des obligations similaires à ses employés et/ou tiers engagés dans l’exécution du Contrat.

15.4. L’Autre partie est tenue de fournir à Bayer l’ensemble des documents nécessaires ou liés aux marchandises et services à livrer sans que cela n’affecte une quelconque garantie ou autre obligation de l’Autre partie.

15.5. L’Autre partie est tenue de fournir à Bayer en temps utile, gratuitement et sans nécessité d’une demande préalable, l’ensemble des documents requis par Bayer pour utiliser, construire, installer, traiter, stocker, exploiter, faire fonctionner, inspecter, maintenir et réparer les marchandises et services qui ont été livrés.

15.6. À chaque fois que Bayer fait référence à des normes et réglementations, la version la plus récente s’appliquera.

16. Droits de propriété intellectuelle

16.1. L’Autre partie accorde à Bayer un droit non exclusif, sans limite de temps, irrévocable, mondial et cessible concernant l’utilisation d’éventuels droits de propriété intellectuelle relatifs aux marchandises et/ou services livrés par l’Autre partie. Ce droit d’utilisation intègre également le droit d’accorder un tel droit d’utilisation à d’éventuels acheteurs ou autres tiers avec lesquels Bayer maintient une relation commerciale en lien avec la conduite de son activité.

16.2. L’ensemble des droits de propriété intellectuelle qui découlent de l’exécution du Contrat par Bayer et l’Autre partie, son personnel ou les tiers impliqués dans l’exécution du Contrat par l’Autre partie, sont dévolus à Bayer. L’Autre partie fera tout ce qui est nécessaire pour que Bayer obtienne ces droits.

16.3. L’Autre partie est responsable des contrefaçons de brevets, permis et droits de propriétés ou autres droits détenus par des tiers susceptibles de découler de la livraison ou de l’utilisation des marchandises et/ou de l’exécution des services par l’Autre partie. Tous les frais de permis doivent être payés par l’Autre partie.

17. Documents publicitaires

L’Autre partie s’engage à s’abstenir d’inclure toute référence dans ses documents d’information ou de publicité, ou sur ses sites Internet, à sa relation commerciale avec Bayer, à moins d’avoir obtenu l’autorisation préalable de Bayer par écrit.

18. Résiliation

18.1. Sans préjudice de tous les autres droits de Bayer, Bayer a le droit de résilier tout ou partie du Contrat sans autre avis de défaut et sans être tenu d’indemniser une quelconque perte si :
- l’Autre partie manque au respect d’une obligation découlant du Contrat ;
- une demande de mise en faillite a été déposée contre l’Autre partie ou l’Autre partie a été déclarée en faillite ou a demandé une suspension des paiements ;
- l’activité de l’Autre partie a été ou est suspendue, liquidée ou cédée ;
- les permis de l’Autre partie qui sont nécessaires à l’exécution du Contrat ont été retirés ;
- une saisie est exercée contre une part importante des actifs d’exploitation de l’Autre partie ; ou
- une saisie en main tierce est exercée contre Bayer pour les dépenses de l’Autre partie.

18.2. Toutes les créances que Bayer est susceptible d’avoir ou d’acquérir au titre des cas susmentionnés seront immédiatement dues et payables intégralement.

19. Cession

Bayer a le droit de céder à un tiers ses droits ou obligations découlant du Contrat. L’Autre partie ne peut céder à un tiers ses droits ou obligations découlant du Contrat qu’avec l’autorisation préalable de Bayer par écrit.

20. Législation et juridiction compétente

Les présentes Conditions générales d’achat et le Contrat sont régis par le droit belge. L’application de la Convention des Nations unies du 11 avril 1980 sur les ventes internationales de marchandises, qui est entrée en vigueur le 1er janvier 1991, est exclue. Tous les litiges susceptibles de survenir seront soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Bruxelles en Belgique.

Version du 20 mars 2017

Purchase Terms & Conditions 
 

Purchase terms and conditions

1. Definitions

1.1. Bayer: each company affiliated to Bayer AG belonging to the Bayer Group in Belgium to which the Other Party provides goods or services.

1.2. Agreement: an instruction, purchase order “PO”, order confirmation or order placed by Bayer, a purchase or services agreement between Bayer and the Other Party or an offer accepted in writing by Bayer.

1.3. Other Party: Bayer’s other party from which it purchases goods or services.

2. Objective


2.1. The present General Purchase Conditions will always form an integral part of the Agreement. Conflicting or deviating conditions adopted by the Other Party or other reservations by the Other Party will be deemed to not have been accepted, unless Bayer has accepted these expressly in writing.

2.2. Other agreements, proposed changes or additional agreements are not valid, unless they have been approved in writing by Bayer.

3. Agreement

3.1. Changes to the Agreement must be made in writing. Oral agreements or arrangements discussed over the telephone are only binding if they have been confirmed in writing.

3.2. Any change to an Agreement is only valid if it has been confirmed in writing by both Bayer and the Other Party and the Other Party is required to handle each Agreement or change to an Agreement separately in all correspondence.

3.3. In case a change to the Agreement results in additional work, the Other Party will not carry out this additional work until after it has been approved in writing by Bayer.

3.4. Unless otherwise agreed in writing, the Other Party will not have the right to make partial deliveries.

3.5. The Other Party may only transfer the delivery of goods or the performance of services to third parties if it has obtained Bayer’s prior written approval. The Other Party remains responsible and liable for correct compliance with its obligations under the Agreement, also after Bayer has approved the transfer.

3.6. Delivery of goods will take place in adequate packaging in accordance with the manner in which the relevant goods are transported, handled and stored. The costs of the required packaging are included in the price. Special and/or costly packaging materials will be taken back by the Other Party against compensation of the costs charged on to Bayer.

3.7. The following details must be included in all correspondence: the PO number and the date of the Agreement.

4. Period for Delivery

4.1. The period for delivery shall run from the date of the Agreement. If the Other Party has reason to assume that it will not be able to comply, or to comply on time with all or part of its contractual obligations, it will be required to notify Bayer thereof immediately, stating the reasons for and the presumed duration of the delay. If the Other Party fails to do so, it will not have the right to claim exemption from its liability for the delay resulting from the obstruction.

4.2. If the Other Party fails to deliver within the agreed term it will be liable for this default. The Other Party will automatically be in default when the agreed term of delivery ends, without such requiring any formality. In such cases, Bayer will have the right to consider the Agreement void, without Bayer owing any indemnification or compensation and, depending on the notification to the Other Party by registered letter, to order the items or services that were not delivered elsewhere, all of this without limitation of Bayer’s rights to claim compensation.

5. Guarantee, Liability and Notification of Defects

5.1. The Other Party guarantees that its goods and/or services are free from third-party rights or defects that could limit their value or impair their usefulness, that they have the agreed or guaranteed characteristics, that they are suitable for the objectives specified in the Agreement, that they comply with the requirements of generally-accepted technical practice, that the goods are provided with an indication of the manufacturer or the party that markets them, that they are provided with and accompanied by all documentation requested by Bayer, irrespective of when Bayer requested that documentation and that they comply with all applicable, most recent regulations in accordance with the Belgian laws as well as all applicable specifications and regulations, such as but not limited to those in the area of safety, the environment, working conditions and the protection of employees and accident prevention.

5.2. The Other Party furthermore guarantees that (i) none of the goods delivered or the services performed, including all parts, components and raw materials, were produced, delivered or performed in whole or in part contrary to any applicable trade or economic sanction, export control, embargo or any similar statutory order or ban, regulation, rule, measure, restriction, licence, including and without limitation those of the European Union, Switzerland, the United States of America and the United Nations (hereinafter the “Sanction Rules”) and (ii) none of the third parties (such as auxiliary persons, suppliers or subcontractors) engaged in the production of the goods or the performance of the services come under any applicable Sanction Rules.

5.3. The Other Party will arrange for all licences and permits that are required in the country of origin. Timely availability of the required licences and permits is a condition for existence of the Agreement.

5.4. If the goods delivered or the services provided do not comply with any requirement, the Other Party will be liable in respect thereof and Bayer will be free to demand remedy of the defect or the delivery of goods without defects, to cancel the Agreement or reduce the purchase price of the goods or services in accordance with the existing statutory conditions, or to demand compensation or reimbursement of costs.
Bayer will also have the right to submit a claim on the basis of the conditions of the guarantee if the Other Party guaranteed the characteristics or sustainability of the goods delivered. This does not apply to defects or damage resulting from normal wear or incorrect processing by Bayer.
Bayer is required to notify the Other Party of any defects in the goods delivered as soon as they are discovered during the customary course of affairs within its business.

5.5. The guarantee by the Other Party must extend to all goods and services that were created or delivered by subcontractors.

5.6. If the Other Party is notified of a defect, the term of the guarantee must be extended by the time that passes between that notification and the remedy of the defect. If the good or service delivered by the Other Party is replaced in its entirety by a new good or a new service, the guarantee period will start again; if the part of the good or service is replaced in part, the guarantee period will start again for the new parts.

5.7. Goods or services that are the subject of a complaint pursuant to the guarantee remain available to Bayer until the replacement goods have been delivered, after which they become the property of the Other Party.

5.8. In urgent cases or if the Other Party fails to remedy a defect, Bayer will have the right to remedy the defect at the expense of the Other Party or to exercise one of the other guarantee rights referred to in article 5.4.
Bayer’s acceptance of the delivery of goods or services by the Other Party does not release the latter from its obligations arising from the guarantee.

5.9. The Other Party indemnifies Bayer against all third-party claims in connection with the Agreement between the Other Party and Bayer and against all claims in connection with (product) liability as well as claims that arise from legislation relating to product liability if the defect that gives reason for the claim was caused by the good or service delivered, by the Other Party or by any supplier of the Other Party.

5.10. Notwithstanding these General Purchase Conditions, the Other Party remains responsible for the goods and services delivered pursuant to the existing statutory provisions.

6. Tests

6.1. If tests have been prescribed for the goods or services to be delivered, the Other Party will be obliged to pay for the costs of these tests, including its own personnel expenses, but with the exception of Bayer's personnel expenses.

6.2. The Other Party is obliged to notify Bayer at least five working days in advance of the date on which the goods or services will be ready for testing and it will be required to agree a date for the tests with Bayer. The Other Party will be obliged to pay Bayer’s personnel expenses if the goods or services are not presented for testing on this date.

6.3. If defects are discovered in the goods or services during the performance of the tests, which defects make it necessary to repeat the tests or perform further tests, the Other Party will be obliged to pay for all related personnel expenses and other costs. The Other Party will also be obliged to pay for all necessary personnel expenses and other costs in connection with testing the materials that are used by it in the performance of the Agreement.

7. Insurance

7.1. Goods in transit insurance policies are always the responsibility of the Other Party and are always for its account.

7.2. The Other Party is required to take out adequate third-party liability insurance for its own account that covers damage caused by or related to the goods or services provided by it or property belonging to it, its personnel or to third parties engaged by it. The Other Party will be obliged, at request, to submit documents to Bayer in which the sums insured per event are stated.

7.3. Taking out special insurance for assembly/construction activities in addition to third-party liability insurance referred to in article 7.2 is always subject to a written agreement between Bayer and the Other Party.

7.4. Any machines, equipment etc. provided to Bayer on loan will be insured by Bayer against the customary risks. Any further liability on the part of Bayer for damage caused to such machines, equipment etc. is excluded, unless it is caused intentionally or as a result of gross negligence on the part of Bayer.

8. Transport Requirements and Acceptance of goods

8.1. The Other Party is required to send Bayer, separately from the goods and the invoice, a detailed notice of shipment for each shipment on the day on which the goods are sent. The goods must be accompanied by a delivery note and a packing slip. Bayer’s PO number and item line number must be stated in all delivery documents. If the goods are sent by ship, the shipping documents and the invoice must state the name of the transport company and the ship.

The Other Party is required to select the mode of transportation that is most favourable and suitable for Bayer. The delivery documents must be enclosed with the transport documents separately and in three copies.

The Other Party is required to state the PO number and delivery address, as stated by Bayer, in full on all dispatch notes, delivery notes, packing slips, waybills and invoices, as well as on the outside of the packaging of the goods and in other places if applicable.

8.2. The Other Party is required to package, mark and transport dangerous goods in accordance with the applicable national and international regulations. The accompanying documents must state not only the risk category but also any other particulars that are required by the applicable transport regulations.

8.3. The Other Party is liable for any losses that result from a failure to comply with the conditions mentioned in article 8 and is required to pay any costs that are caused as a result. The Other Party is responsible for ensuring that its subcontractors comply with the conditions referred to in this article 8.

8.4. Any shipments that cannot be accepted by Bayer because these regulations were not complied with will be stored for the account and risk of the Other Party. Bayer has the right to inspect the content and condition of those shipments. Tools and equipment for assembly/construction must not be sent together with the goods.

8.5. The goods must be delivered in the place indicated by Bayer DDP (ICC Incoterms 2010) unless otherwise agreed. The risk and ownership of the goods passes from the Other Party to Bayer upon Bayer’s receipt of the goods at its branch (which means when Bayer signs the delivery documents that accompany the transport of the goods). In principle, deliveries are made on any statutory working day from Monday to Friday between 08:00 hours and 16:00 hours, unless otherwise prescribed in writing.

8.6. The goods delivered must comply with the conditions regarding their origin as specified in the relevant EU regulations, unless expressly otherwise provided for in the Agreement.

9. Occasional Items

Templates, models, tools, films etc. that were created by the Other Party in order to be able to perform the Agreement will become Bayer’s property if Bayer has paid for them, even if they remain in the Other Party’s possession. The Other Party is obliged to hand them over at Bayer’s request.

10. Assembly, construction work, Maintenance, Inspection, Repairs, conformity

10.1. In the event assembly, construction work, maintenance, inspection, repairs etc. are carried out at any of Bayer’s branches, such activities will be subject to the rules pertaining to safety, security and conduct for contractors and their personnel who are active at branches of Bayer or those of the parties for whom the purchase is intended. These rules are provided when the assembly or construction activities commence or must be requested from the safety department of the relevant Bayer branch. All suppliers of goods and providers of services who are involved in assignments relating to property must be registered in accordance with Belgian legislation before they carry out their assignment.

10.2. Bayer is not liable for any property of the Other Party or its personnel that is brought inside the Bayer branch.

10.3. The Other Party guarantees that it, its personnel, its subcontractors and their personnel comply at all times with all binding statutory provisions concerning the delivery of goods and/or services in Belgium, such as - but not limited to - mandatory provisions of labour legislation, tax legislation and social security legislation (e.g. valid work permits, visas, A1/E-101 forms, certificates, declarations etc.). The Other Party indemnifies Bayer, its representatives and any other party in whose name and for whose account Bayer acts, against all claims in this connection and, in relevant cases, the Other Party holds Bayer, its representatives and any other party in whose name and for whose account Bayer acts harmless against all costs and expenses they are required to incur in this connection.

11. Guidelines and Code of Conduct

11.1. If the Other Party or third parties on the instructions of the Other Party visit and/or perform activities at Bayer’s branch(es), they are required at all times to comply with the guidelines pertaining hygiene and safety, as drawn up and maintained by Bayer. These guidelines will be communicated upon arrival.

11.2. Bayer takes its responsibility as regards social, ecological and ethical principles and expects the Other Party to respect these sustainability principles, as set out in Bayer’s Supplier Code of Conduct, which forms part of the present General Purchase Conditions (see www.supplier-code-of-conduct.bayer.com).

12. Provision of Services

12.1. Expressly indicated above or not, these General Purchase Conditions also apply to the provision of services.

12.2. The Other Party must comply with any delivery dates regarding the services that are specified in the Agreement or that were communicated by Bayer to the Other Party.

12.3. When providing the services, the Other Party must:
(a) cooperate with Bayer and comply with all of Bayer’s instructions in all matters related to the services;
(b) provide the services with the best possible care, skill and dedication in accordance with the best practices in the Other Party’s industry, occupational group or trade sector;
(c) deploy personnel that is sufficiently trained and experienced for the performance of the tasks they have been charged with and deploy a sufficient number of them so that the obligations of the Other Party are complied with;
(d) provide all tools, equipment and vehicles and other items that are required for the provision of the services;
(e) use goods, materials, standards and techniques of the highest quality and ensure that all goods and materials that are provided or used in connection with the services or that are transferred to Bayer are free from defects as regards workmanship, installation and design;
(f) obtain and maintain at all times all necessary permits and approvals and comply with all applicable legislation and regulations;
(g) comply with all health and safety rules and any other safety requirements that apply at any of Bayer’s branches.

13. Place of Performance

Unless otherwise laid down in the Agreement, the place of performance is the place of delivery specified by Bayer.

14. Invoice and Payment

14.1. The agreed compensations are exclusive of Value Added Tax (“VAT”). VAT is charged additionally if legally payable by the Other Party and must be paid additionally by Bayer following receipt of an invoice that complies with the statutory requirements as prescribed in the applicable VAT legislation. The Other Party’s invoices must be sent to the invoice address stated in the Agreement separately from the goods. Bayer’s PO number must be stated in all correspondence. Any additional or cancelled services and goods must be stated separately on the invoice.

14.2. Payment must be made within sixty (60) days after receipt of the relevant invoice, unless otherwise laid down in the relevant Agreement. Bayer has the right to set off its payable claims against the payable debts to the Other Party.

14.3. Payment does not alter the Other Party’s guarantee obligations or Bayer’s right to submit a complaint.

14.4. Each party has the right to withhold withholding tax if this is based on a legal obligation. It must be possible to submit substantiating documentation and(/or) certificates to the other party on time in the event withholding tax was withheld. Both parties will adopt a cooperative attitude in order to be able to apply the lowest possible withholding tax rate, e.g. under a convention for preventing double taxation.

15. Documents and Confidentiality

15.1. All equipment and tools, drawings, standards, guidelines, methods of analysis, recipes and other documents that are provided by Bayer to the Other Party for the purpose of the creation of the goods to be delivered or the services to be provided, as well as such documents that were created by the Other Party in accordance with Bayer’s special instructions, remain the property of Bayer and must not be used for any other purpose, reproduced or made available to third parties by the Other Party. The Other Party is required to transfer all of the above as well as copies and duplicates thereof to Bayer immediately if it is requested to do so or destroy them at Bayer’s request. Bayer reserves the intellectual property rights concerning all documents it provides to the Other Party.

15.2. The Other Party will consider the request for an offer and the Agreement as well as all activities related thereto as a trade secret and treat these in confidence accordingly. The Other Party is liable for any losses on the part of Bayer attributable to the Other Party’s failure to comply with any or all of these obligations.

15.3. The Other Party is obliged to impose similar obligations on its employees and/or third parties engaged in the performance of the Agreement.

15.4. The Other Party is required to provide Bayer with all documents that are necessary for or related to the goods and services to be delivered without such having an impact on any guarantee or other obligation on the part of the Other Party.

15.5. The Other Party is required to provide Bayer on time, free of charge and without a prior request, with all documents Bayer requires for using, constructing, installing, processing, storing, operating, having in operation, inspecting, maintaining and repairing the goods and services that have been delivered.

15.6. Each time Bayer specifies standards and regulations, the most recent version will apply.

16. Intellectual Property rights

16.1. The Other Party grants Bayer a non-exclusive, perpetual, irrevocable, worldwide and transferable right of use concerning possible intellectual property rights relating to the goods and/or services delivered by the Other Party. This right of use also comprises the right to grant such a right of use to (possible) purchasers or other third parties with which Bayer maintains a business relationship in connection with the conduct of its business.

16.2. All intellectual property rights that arise as a result of the performance of the Agreement by Bayer and the Other Party, its personnel or third parties involved in the performance of the Agreement by the Other Party, vest in Bayer. The Other Party will do whatever is necessary to have Bayer obtain these rights.

16.3. The Other Party is liable for any infringement of patents, permits and rights of ownership or other rights held by third parties that may arise from the delivery or the use of goods and/or the provision of services by the Other Party. Any permit fees must be paid by the Other Party.

17. Advertising Material

The Other Party will not include any reference in its information or advertising material or its websites to its commercial relationship with Bayer unless it has obtained Bayer’s prior written approval.

18. Termination

18.1. Without prejudice to Bayer’s other rights, Bayer has the right to terminate all or part of the Agreement without further notice of default and without being obliged to compensate any loss if:
- the Other Party fails to comply with an obligation arising from the Agreement;
- a bankruptcy petition has been filed against the Other Party or the Other Party has been declared bankrupt or has applied for a suspension of payments;
- the business of the Other Party has been/is suspended, liquidated or transferred;
- the Other Party’s permits required for the performance of the Agreement have been withdrawn;
- an attachment is levied against an important part of the Other Party’s operating assets; or
- an attachment by garnishment is levied against Bayer for the Other Party’s expense.

18.2. All claims Bayer may have or acquire in the abovementioned cases will be immediately due and payable in full.

19. Transfer

Bayer has the right to transfer its rights or obligations arising from the Agreement to a third party. The Other Party can only transfer its rights or obligations arising from the Agreement to a third party with Bayer’s prior written approval.

20. Applicable legislation and Jurisdiction

The present General Purchase Conditions and the Agreement are governed by Belgian law. The applicability of the United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods of 11 April 1980, which became effective on 1 January 1991, is excluded. Any disputes that may arise will be subject to the exclusive jurisdiction of the competent court of Brussels, Belgium.

Version of March 20, 2017
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